Politika privatnosti — BotLabUcenje

Definicije

U nastavku definiramo osnovne pojmove korištene u ovoj politici kako bi primjena bila jasna u kontekstu obrazovnih scenarija, primjerâ upotrebe i praktičnih slučajeva.

Osobni podaci su svaki podatak koji se odnosi na identificiranu ili identificirivu fizičku osobu, uključujući ime i prezime, kontaktne podatke, organizacijske oznake i identifikatore učenika ili zaposlenika koji se koriste u obrazovnim scenarijima i slučajevima.
Obrada podataka obuhvaća bilo koju radnju nad podacima, primjerice prikupljanje, pohranu, organiziranje, prilagodbu, analizu, dijeljenje ili brisanje, u svrhu upravljanja procesom učenja, izrade statistika napretka i podrške korisnicima.
Korisnik je svaka fizička ili pravna osoba koja koristi usluge BotLabUcenje platforme u svrhu provođenja nastave, sudjelovanja u tečajevima, administracije ili razvoja obrazovnog sadržaja.
Usluga se odnosi na platformu BotLabUcenje, uključujući chatbot workflow module, alate za analitiku, administracijski portal i integracije s vanjskim LMS-ima koji podupiru praktične scenarije i slučajeve primjene u obrazovanju.
Kolačići su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na uređaju korisnika radi optimizacije rada platforme, pamćenja postavki i prikupljanja agregiranih podataka o uporabi radi poboljšanja obrazovnih tokova i scenarija.

Prikupljanje podataka

Podatke prikupljamo na različite načine, ovisno o funkcionalnosti koju korisnik koristi: registracija računa, sudjelovanje u tečajevima, interakcija s chatbotom u praktičnim zadacima te tehnički podaci prikupljeni radi stabilnosti usluge.

Podaci koje korisnik pruža

Korisnici izravno unose podatke u svrhu registracije, komunikacije i izvođenja obrazovnih scenarija. Primjeri: prilikom kreiranja kursa nastavnik može unijeti opis, ciljeve i kriterije ocjenjivanja; učenici upisuju odgovore u zadacima i daju povratne informacije.

Osnovni identifikacijski podaci: ime, prezime i korisničko ime (u školskim scenarijima često uključuje poziciju ili razred).
Kontaktni podaci: adresa e-pošte, korisnički profil i dobrovoljno ostavljeni telefonski broj radi podrške i koordinacije (primjer administracije školskih kurseva).
Podaci vezani uz obrazovni sadržaj: odgovori na zadatke, ocjene, napomene mentora i povratne informacije prikupljene kroz scenarije učenja.
Informacije o organizaciji: naziv škole ili obrazovne ustanove, odjel ili grupa radi upravljanja pristupima i izvještavanjem.
Podaci iz komunikacije s podrškom: zahtjevi, e-mail prepiske i zapisnici koji pomažu pri rješavanju konkretnih slučajeva.
Podaci vezani uz transakcije: informacije potrebne za naplatu i fakturiranje kada korisnik koristi plaćene planove ili dodatne usluge.

Automatski prikupljeni podaci

Prilikom korištenja usluge automatski prikupljamo tehničke podatke koji omogućuju ispravno funkcioniranje platforme i analizu upotrebe radi optimizacije obrazovnih procesa.

IP adresa i geolokacija u grubom obliku koji služe za sigurnost, otkrivanje zlouporaba i prilagodbu sadržaja prema regiji.
Podaci o uređaju i pregledniku: tip uređaja, operativni sustav, verzija preglednika i postavke jezika radi kompatibilnosti i testiranja scenarija.
Dnevnički zapisi (logs): vrijeme pristupa, trajanje sesije, greške i statusi za otklanjanje pogrešaka i poboljšanje pouzdanosti.
Interakcije s chatbotom: tijek razgovora, odabrane opcije i vrijeme odgovora radi analize scenarija učenja i obrade performansi modela.
Podaci o korištenju značajki: koje su lekcije ili moduli najčešće korišteni u praktičnim slučajevima i koji tokovi donose najbolji rezultat u realnim scenarijima.
Anonimizirani agregirani podaci za izradu izvještaja o trendovima i učinkovitosti kurseva bez identifikacije pojedinih korisnika.

Podaci i treće strane

Neke funkcionalnosti zahtijevaju suradnju s trećim stranama. U nastavku su primjeri tipičnih partnera i načina razmjene podataka u obrazovnim scenarijima.

Pružatelji platnih usluga i fakturiranja koji obrađuju podatke o transakcijama u svrhu naplate i izrade računa.
Cloud i hosting partneri koji pohranjuju i obrađuju sadržaj i zapise platforme, uključujući baze podataka s podacima o tečajevima i interakcijama.
Analitički alati i integracije s LMS-om ili alatima za video hosting koji omogućuju pregled učinkovitosti scenarija i praćenje sudjelovanja učenika.

Svrhe obrade

Podatke obrađujemo radi podrške glavnim funkcijama platforme, administracije i unapređenja iskustva učenja. Svaka svrha ilustrirana je kratkim primjerom iz prakse.

Pružanje i održavanje usluge: omogućavanje kreiranja i izvođenja tečajeva, chatbot scenarija i pristupa materijalima (primjer: učitelj aktivira scenarij za kviz i prati rezultate).
Administracija računa i korisnika: upravljanje pristupima za nastavnike, učenike i administratore radi vođenja praktičnih slučajeva i evidencije napretka.
Podrška korisnicima: odgovaranje na upite i rješavanje tehničkih ili pedagoških problema temeljem konkretnih primjera korištenja.
Analiza i poboljšanje usluge: prikupljanje anonimiziranih podataka o interakcijama radi optimizacije tokova učenja i scenarija za buduće kurseve.
Sigurnost i prevencija zlouporabe: otkrivanje i sprječavanje neovlaštenog pristupa i neispravnog korištenja sustava.
Ispunjavanje ugovornih obveza: obrada podataka nužnih za izvršenje usluge i administraciju plaćenih planova.
Izvještavanje partnerima i školskim ustanovama: dijeljenje agregiranih rezultata i napretka u obliku prilagođenih izvještaja za institucije koje koriste platformu.
Pravni zahtjevi: postupanje po zakonskim obavezama ili zahtjevima nadležnih tijela u konkretnim slučajevima.

Pravni osnov obrade

Obrada podataka temelji se na različitim pravnim osnovama ovisno o svrsi; u nastavku su navedeni primjeri koji se primjenjuju na obrazovne scenarije.

Sukladnost s ugovorom: obrada nužna za pružanje usluge i ispunjenje obveza iz ugovora s korisnikom ili obrazovnom ustanovom.
Suglasnost: kada je potrebna za marketinške komunikacije ili obradu osjetljivijih podataka, korisnik daje informirani pristanak.
Pravni zahtjev: obrada radi ispunjenja zakonskih obveza i odgovora na nadzorne ili sudske zahtjeve.
Legitimni interes: obrada potrebna za zaštitu sigurnosti platforme, sprječavanje zlouporabe i poboljšanje usluge uz odgovarajuće procjene rizika.

Prava i GDPR

Korisnicima iz EU/EEA dostupna su prava propisana Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR). Donosimo praktične upute kako ta prava koristiti na primjerima učenja i administracije računa.

Pravo na pristup: možete zatražiti kopiju podataka koje obrađujemo o vama, npr. zapise o aktivnostima u tečaju.
Pravo na ispravak: ispravit ćemo netočne ili nepotpune podatke, primjerice pogrešno unesene ocjene ili profilne informacije.
Pravo na brisanje: u razumnom roku postupit ćemo po zahtjevu za izbrisati račun i osobne podatke, uzimajući u obzir zakonske obaveze i evidencije o transakcijama.
Pravo na ograničenje obrade: možete zatražiti ograničenje obrade u posebnim slučajevima, npr. tijekom rješavanja spornih podataka u nastavnom procesu.
Pravo na prijenos podataka: na zahtjev pružamo strukturirane podatke o vašem računu i aktivnostima u prenosivom formatu, primjerice za prijenos između obrazovnih platformi.
Pravo na prigovor: možete se usprotiviti obradi temeljitoj na legitimnom interesu, npr. u vezi s analizom ponašanja koja utječe na personalizaciju sadržaja.

Kolačići

Platforma koristi kolačiće radi poboljšanja funkcionalnosti i praćenja performansi. Niže su opisane vrste kolačića i kako ih korisnik može upravljati u kontekstu obrazovnih scenarija.

Koristimo privremene (session) kolačiće za održavanje sesije i trajne kolačiće za pamćenje korisničkih postavki; također koristimo kolačiće trećih strana za analitiku i integracije s video servisima.

Kolačići dijelimo po svrsi: nužni (za prijavu i sigurnost), funkcionalni (za preferencije), analitički (za mjerenje angažmana u tečajevima) i marketinški (samo uz suglasnost).

Korisnici mogu upravljati kolačićima kroz postavke preglednika ili putem dostupnih kontrola unutar platforme. Isključivanje određenih kolačića može ograničiti funkcionalnost u pojedinim scenarijima učenja.

Politika kolačića BotLabUcenje

Dijeljenje podataka

Podatke dijelimo samo kad je to potrebno za pružanje usluge, izvršenje ugovora s obrazovnom ustanovom ili kad to zahtijevaju zakonske obveze. Primjeri stvarnih situacija su navedeni u nastavku.

Pružatelji platnih usluga za obradu naplata povezanih s kupnjom premium planova i dodatnih modula.
Cloud hosting i backup partneri radi pohrane kurs materijala, zapisa sesija i logova povezanih s poukom.
Analitički alati i LMS integratori koji pomažu pri generiranju izvještaja o izvedbi tečajeva i ponašanju učenika.
Obrazovne ustanove koje su korisnici platforme i kojima pružamo agregirane izvještaje ili pojedinačne zapise uz suglasnost ili ugovorni temeljem.
Pravne i regulatorne institucije u slučaju zakonskih zahtjeva ili istraga.
Tehnički pružatelji usluga (npr. održavanje softvera) kojima su podaci privremeno dostupni isključivo za izvršenje zadataka uz obvezu povjerljivosti.

Međunarodni transferi podataka

Podaci se ponekad prenose izvan Europskog gospodarskog prostora radi korištenja cloud usluga ili vanjskih integracija. Takvi transferi provode se uz primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera.

Za zaštitu primjenjujemo mehanizme poput standardnih ugovornih klauzula EU, provjera sukladnosti trećih strana i procjena adekvatnosti te osiguravamo da se podaci obrađuju prema važećim standardima zaštite privatnosti.

Čuvanje podataka

Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni, uzimajući u obzir zakonske obaveze, potrebe za administracijom obrazovnih procesa i zahtjeve korisnika.

Podaci o računu bit će pohranjeni dok je račun aktivan te dodatno u razdoblju potrebno za administrativne, pravne i sigurnosne potrebe; u mnogim slučajevima to razdoblje iznosi dodatnih 2 do 3 godine nakon deaktivacije računa, ovisno o primjenjivim propisima.

Poruke i komunikacija s podrškom čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za rješavanje zahtjeva i unaprjeđenje službe podrške; uobičajeno razdoblje čuvanja je do 12 mjeseci, osim ako je potrebno dulje radi pravnih obveza.

Tehnički logovi i zapisi o pristupu čuvaju se ograničeno razdoblje (npr. 6 do 24 mjeseca) radi sigurnosne analize, otkrivanja zlouporabe i poboljšanja stabilnosti sustava.

Na zahtjev korisnika poduzimamo postupak brisanja podataka u skladu s pravnim obvezama i tehničkim mogućnostima; u slučaju arhiviranja za zakonske potrebe podaci se zaključavaju i čuvaju izvan redovnog sustava obrade.

Sigurnost podataka

Sigurnost podataka shvaćamo ozbiljno. Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere prilagođene riziku kako bismo smanjili mogućnost neovlaštenog pristupa, izmjene ili brisanja podataka u stvarnim scenarijima uporabe.

Šifriranje u prijenosu i mirovanju (TLS za prijenos podataka i enkripcija osjetljivih zapisa u pohrani).
Kontrola pristupa i upravljanje privilegijama, dvofaktorska autentikacija za administrativne račune i razdvajanje uloga u sustavu.
Redoviti sigurnosni auditi, testiranja ranjivosti i procedure za odgovor na incidente kako bismo brzo reagirali u konkretnoj situaciji krađe podataka ili kompromitacije.

Prava korisnika

Prava korisnika obuhvaćaju pristup, ispravak, brisanje i druge mjere. U sljedećim točkama opisano je kako praktično zatražiti i iskoristiti ta prava u kontekstu obrazovnih primjera.

Za zahtjeve vezane uz pristup ili ispravak podataka obratite se putem e-pošte [email protected] uz jasno navođenje zahtjeva i identifikacijskih podataka.
Za zahtjev brisanja podatka koristite isti kontakt; ako postoji ugovorna ili zakonska obveza zadržavanja podataka, objasnit ćemo razloge i trajanje zadržavanja.
Za prigovor na obradu ili povlačenje pristanka kontaktirajte naš tim, navedite konkretan slučaj obrade i očekivani ishod. Odgovorit ćemo s praktičnim koracima i rokovima.
Za prijenos podataka zatražite izvoz vaših korisničkih zapisa u strukturiranom obliku; obično isporučujemo podatke u uobičajenim formatima pogodnim za prijenos između sustava.
Ako niste zadovoljni odgovorom, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu u Hrvatskoj ili drugom nadležnom tijelu prema mjestu prebivališta.
Za tehničku podršku i pitanja o sigurnosti dostupni smo na [email protected] te na adresi sjedišta: Petra Jurčića 2A, 51000 Rijeka, Hrvatska. Telefon: +38599958942.
Pravo na prigovor na obradu podataka u svrhe izravnog marketinga i profiliranja vezanog uz marketinške aktivnosti.
Pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu prema Zakonu o zaštiti osobnih podataka Republike Hrvatske ako smatrate da su vaša prava povrijeđena.

Kako zatražiti ostvarivanje prava

Za zahtjeve vezane uz pristup, ispravak, izbris ili ograničenje obrade pošaljite pisani zahtjev putem e‑maila ili poštanske adrese navedenih u odjeljku za kontakt. U zahtjevu navedite koje pravo želite ostvariti i priložite dokaz identiteta ako je potreban. Za složenije ili tehnički zahtjevne slučajeve možemo zatražiti dodatne informacije kako bismo ispravno obradili zahtjev. Primjeri scenarija: (1) zahtjev za izvoz svih razgovora i scenarija za određeni tečaj; (2) zahtjev za brisanje osobnih podataka polaznika koji više ne koristi platformu.

[email protected]

Odgovorit ćemo na vaš valjani zahtjev unutar 30 dana od zaprimanja. Ako je zahtjev složen ili zahtijeva dodatne provjere, vrijeme obrade može se produljiti do dodatnih 30 dana uz jasno obaviješten razlog i obavijest korisniku.

Marketinške komunikacije

BotLabUcenje šalje informativne i promotivne poruke vezane uz nove tečajeve, radionice i studije slučaja. Komunikacije su bazirane na interesima koje ste naveli prilikom registracije, primjerima upotrebe i prethodnim aktivnostima na platformi. Primjeri sadržaja: obavijesti o novim scenarijima chatbot radnih tokova, pozivi na praktične radionice i izvještaji o rezultatima korištenja u školama ili edukativnim centrima.

Ako ne želite primati marketinške poruke, koristite opciju odjave na dnu svake poruke ili pošaljite zahtjev za odjavu na adresu [email protected]. Nakon odjave nećemo vam više slati promotivne poruke, no i dalje možemo slati važna administrativna obavijest vezanu uz vaš račun.

Podaci djece i maloljetnika

BotLabUcenje nije namijenjen djeci mlađoj od 16 godina bez privole roditelja ili skrbnika. Ako se prikupljaju podaci maloljetnika radi sudjelovanja u obrazovnim programima, surađujemo s obrazovnim institucijama i tražimo suglasnost roditelja ili zakonskog zastupnika. Primjeri postupaka uključuju traženje potvrde roditelja prilikom upisa na školske radionice i ograničavanje dijeljenja rezultata u javnim profilima bez dopuštenja.

Poveznice na treće strane

Platforma može sadržavati poveznice na vanjske stranice i alate (primjeri: alati za analitiku, hosting trećih strana i integracije za plaćanje). BotLabUcenje ne kontrolira i ne odgovara za pravila privatnosti tih trećih strana. Preporučujemo provjeru pravila privatnosti svake usluge prije dijeljenja osobnih podataka. Primjeri u praksi: integracija s pružateljem video konferencija za radionice ili analiza upotrebe putem alata za statistiku koji imaju svoja pravila obrade podataka.

Promjene u pravilima privatnosti

Ova politika može se povremeno ažurirati radi usklađivanja s promjenama u zakonodavstvu, tehnologiji ili poslovnim postupcima. Sve bitne promjene bit će objavljene na stranici privatnosti na BotLabUcenje.pro s navedenim datumu stupanja na snagu. Primjeri ažuriranja uključuju promjene u načinu pohrane razgovora, nove integracije s edukativnim alatima ili prilagodbe postupaka za upravljanje podacima sudionika.

Opće odredbe